こんにちは、わぁちゃんです。
繊細で物事を敏感に感じやすいHSPは、刺激が多いマルチタスクを苦手と感じる人も多いです。
よく優先順位を決めて取り組むといいと聞きますが、どれも大事に感じてしまい優先順位をつけること自体が苦手なんですよね。
私も事務職を始めて複数の業務を同時に進めることが苦手だと感じていましたが、余裕をもって行動し、作業のスケジュールを前もって考えておくことでマルチタスクもうまくこなせるようになりました。
今回は、HSPが苦手なマルチタスクをこなすためのコツについて紹介していきます。
- HSPがマルチタスクを苦手とする理由
- 苦手なマルチタスクをこなす５つのコツ
HSPはマルチタスクのどこが苦手？
そもそもHSPはマルチタスクのどこに苦手意識をもってしまっているのでしょうか。
HSPは繊細で環境の変化や相手の雰囲気の変化にも敏感なので、頼まれたことがどのくらい重要か、どのくらい急ぎでやらなければいけないことなのかを深く考えてしまいます。
例えば、明日までに資料を作成するよう頼まれたとしても電話口の声が急いでいるように感じたら、期日は明日までだけど急いでそうだから今日中に完成させれば相手にも余裕が出るかなと思い、急いで業務に取りかかります。
声のトーンや速さでも相手の気持ちを感じ取ってしまうので、締め切り以外にも優先順位を決める要素が加わることで何からやっていいかわからなくなってしまうんですよね。
月１や週１の決まったルーティンワークはいつやればいいかわかっているので少しずつ準備を進めていけますが、急に頼まれたことがルーティンワークの中に入ってきてしまうと優先順位が狂ってしまい何から手をつけていいかわからなくなってしまいます。
なので、ルーティンワークはそっちのけで電話やメールで急遽頼まれたことが優先順位の上位になってしまうことも少なくありません。
苦手なマルチタスクをこなすコツ
マルチタスクが苦手なHSPですが、マルチタスクをこなすためにこの5つに気をつけたら以前より苦手意識が薄くなりました。
- 優先順位は期限の長さで決める
- スケジュール管理をする
- スケジュールをもとに毎日TO DO LISTを作成する
- ルーティンワークは事前準備をしておく
- 電話・メールの連絡はすぐにチェックする
優先順位を期限の長さをもとに決めておくことでスケジュールも組みやすくなりますし、スケジュールを組むことで自分の空いている時間や業務が詰まっている時間がわかりやすくなるので、急に頼まれた業務をどこに組み込んだらいいのか判断しやすくなります。
優先順位は期限の長さで決める
ルーティンワークは締め切りなど期限の長さで決めておくのがおすすめです。
例えば月末締めの請求書を作成する場合、請求書をつくるタイミングは翌月初めですよね。
なので締め日前の月中はそこまで優先度は高くありません。
ですが、月末～月初にかけて優先度が高くなります。
では逆に月中で優先度が高いものはなんでしょうか。
例えば、毎週月曜日の会議で使用する資料の作成や、翌月1日～使用するフォーマットの作成など今すぐ必要ではないけれど、使う日が決まっているものは忙しくなる月末までに作成しておくとバタバタせずに済みますよね。
もし急に頼まれた業務があったとしても、明日までに依頼されたものは優先度が高く、来週中までに作成するよう言われた物は今週末～来週初めまでの期限の物が終わってから取りかかればいいので、期限の長さを確認してから作業を始めると優先順位がつけやすくなります。
スケジュール管理をする
卓上カレンダーや手帳を使ってスケジュール管理をするようにするとパッと見てやらなければいけないことがわかるのでスムーズに業務に移ることができます。
ルーティンワークはやることが決まっているので自分ではわかっていますが、電話で頼まれごとをした時に「いつまでにできる？」と急に聞かれたらとっさのことで頭が真っ白になってしまうことがありました。
無理に明日までにできますと言ってもいいですが、業務が溜まっていたら丁寧な仕事もできないですし会社にも相手にも迷惑がかかります。
スケジュール管理しておくことで、「〇〇日に締め切りの物があるので、それ作成してからでも大丈夫ですか？」など相談もできますし、もし同じ人からの頼まれごとなら「先日頼まれた〇〇を作成しているんですけど、どちらを優先した方がいいですか？」と判断を仰ぐこともできるのでパッとみてわかるようにしておくと急な質問にも焦らずに対応できます。
スマートフォンやPCのスケジュール管理でもいいですが、わざわざ立ち上げないといけないのが不便なので私は紙派です！
スケジュールをもとに毎日TO DO LISTを作る
スケジュール管理で1か月のスケジュールがわかるようになりましたが、そのままだと今日は何をやるべきなのか曖昧なことが多いので、毎日TO DO LISTを作成するようにしましょう。
スケジュール管理をもとに、今日はなにをすべきなのかを細かく考えておくことで急に頼まれた仕事はもちろん、手の空いているときにしかできない雑務などもこなすことができます。
スケジュール管理は卓上カレンダーや手帳で行うのがおすすめですが、TO DO LISTは1日あたりのスペースが大きくとられている週間ブロックタイプの手帳やメモ帳に書くのがおすすめ。
仕事のTO DO LISTはPCのデスクトップに付箋（Windowsの機能）で管理しているよ。
ルーティンワークは余裕をもって準備しておく
ルーティンワークはまだ余裕があるから後でいいやと後回しにしたい気持ちはわかりますが、後回しにしたことを忘れてしまいギリギリになって焦ることが多々あるので前もって準備しておくと安心です。
また、前もって準備しておくことで「ここいつもと違うけど大丈夫かな？」と不備や疑問点にも余裕をもって対応できるので心配性のHSPにはとても大切。
電話・メールの連絡はすぐにチェックする
業務連絡は電話とメールがほとんどで、電話は出てすぐ直接指示をもらうので忘れずに行うことができますが、メールはメールボックスを開かないと確認ができないのでついつい忘れてしまいがち。
特に忙しい時期は業務で手一杯でメールの確認が遅くなってしまったり、対応を後回しにして忘れてしまいトラブルに繋がってしまうこともあります。
電話やメールはすぐに確認して対応する。
すぐの対応が難しければメールを未読にしておくようにして、スケジュール管理にも組み込むようにしましょう。
朝・昼・退勤前の計3回は必ず確認する習慣をつけると見落としも少なくなりますよ。
まとめ
今回はHSPが苦手なマルチタスクをこなすコツについてまとめました。
HSPは期限だけでなく相手の声や雰囲気でも急ぎの物なのか余裕があるのか判断するため優先順位をつけることも苦手です。
ですが、スケジュール管理をして毎日TO DO LISTを作成することで仕事のバランスが見やすくなるので急な依頼にも対応しやすくなります。
マルチタスクが苦手な方はぜひ参考にしてみてください。
